Angebote schneller schreiben: Wie Anfragen ohne Abtippen zum Angebotsentwurf werden

Auf der Baustelle klingelt das Telefon. Ein Kunde möchte ein Angebot, Sie notieren die Nummer auf dem Lieferschein. Am Nachmittag kommen zwei E-Mails, eine davon ohne Adresse. Über das Formular auf der Website ist auch noch etwas eingegangen. Abends im Büro suchen Sie alles zusammen, rufen zurück, tippen ab und bringen das Angebot in Form.

Das Angebot geht dann später raus als gedacht. Nicht, weil die Kalkulation so lange dauert, sondern weil alles drumherum Zeit kostet.

Die kurze Antwort: Angebote werden schneller fertig, wenn Anfragen an einer Stelle ankommen, automatisch vorsortiert werden und als Angebotsentwurf in Ihrem Programm landen. Preis und Freigabe bleiben bei Ihnen. Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigt dieser Artikel.

Warum Angebote liegen bleiben

Häufig sind es dieselben Stolpersteine:

• Anfragen kommen über viele Wege: Telefon, E-Mail, Formular, ein Zettel vom Gesellen.
• Angaben fehlen: keine Adresse, keine Maße, kein Foto. Also erst zurückrufen.
• Alles wird abgetippt: vom Zettel ins Programm, von der E-Mail ins Angebot.
• Nicht jede Anfrage passt: Falsches Gewerk, zu weit weg, zu klein. Das merkt man aber erst, nachdem man sich damit beschäftigt hat.

Jeder dieser Punkte lässt sich mit einem automatisierten Ablauf entschärfen.

Schritt 1: Eine Eingangstür für alle Anfragen

Der erste Schritt hat noch gar nichts mit Technik zu tun: Legen Sie fest, welche Angaben Sie für ein Angebot brauchen. Zum Beispiel Art der Arbeit, Adresse, Wunschtermin, ungefähre Maße und Fotos.

Dann sorgt der Ablauf dafür, dass diese Angaben an einer Stelle zusammenkommen:

• Formular auf der Website: fragt genau diese Angaben ab, Fotos inklusive.
• E-Mail: Anfragen an Ihr Postfach werden ausgelesen und in dieselbe Form gebracht.
• Telefon: Wer auf der Baustelle einen Anruf annimmt, trägt die Eckdaten kurz in ein Formular auf dem Handy ein, statt sie auf einen Zettel zu schreiben.

Schritt 2: Anfragen automatisch vorsortieren

Jetzt wird sortiert, bevor jemand Zeit investiert. Einfache Regeln reichen oft schon:

• Liegt die Adresse in Ihrem Einzugsgebiet?
• Passt die Art der Arbeit zu Ihrem Betrieb?
• Sind alle Angaben da? Wenn nicht, geht automatisch eine freundliche Rückfrage an den Kunden raus.

Schwieriger wird es bei Anfragen in freiem Text, etwa einer langen E-Mail. Hier kann ein KI-Assistent helfen. Er liest die Anfrage und sortiert vor: Was wird gebraucht, bis wann, in welchem Umfang. Er arbeitet mit Ihren Daten, nicht mit erfundenen, und gibt sich gegenüber Ihren Kunden als KI-Assistent zu erkennen. Angebunden wird er dort, wo Anfragen heute schon ankommen: über ein Web-Formular, Telegram oder E-Mail.

Die Entscheidung, ob Sie den Auftrag wollen, trifft er nicht. Er legt Ihnen die Anfrage so vor, dass Sie schnell entscheiden können.

Schritt 3: Die Daten landen ohne Abtippen im Programm

Ist eine Anfrage angenommen, legt der Ablauf den Kunden in Ihrem Rechnungs- oder Branchenprogramm an. Name, Adresse, Anliegen und Fotos landen dort, wo Sie später auch Angebot und Rechnung schreiben. Niemand tippt etwas zweimal.

Voraussetzung ist eine Schnittstelle. Viele Programme haben eine, die sich mit n8n oder Make verbinden lässt. Hat Ihr Programm keinen fertigen Anschluss, prüfe ich, wie die Daten trotzdem hinein- und herauskommen, und programmiere das Verbindungsstück, wo das möglich ist.

Schritt 4: Ein Angebotsentwurf aus Ihrer Vorlage

Aus den Angaben entsteht ein Angebotsentwurf auf Basis Ihrer eigenen Vorlage. Wo es feste Leistungen gibt, etwa eine Anfahrtspauschale oder Standardpositionen, werden sie schon eingesetzt. Der Entwurf liegt dann zur Prüfung bereit.

Braucht das Angebot ein Aufmaß vor Ort, lohnt sich ein Blick auf den Schritt davor: Werden die Maße direkt auf dem Tablet oder Handy erfasst, statt auf einem Zettel, fließen sie ebenfalls ohne Abtippen in den Entwurf. Fehlt Ihnen dafür die passende Eingabe, baue ich sie. Wie das aussieht, steht unter Web-Apps für Handwerk und Mittelstand.

Schritt 5: Sie prüfen und geben frei

Der letzte Schritt bleibt bewusst bei Ihnen. Sie prüfen den Entwurf, passen Preise an, ergänzen, was nur Sie wissen, und schicken das Angebot ab.

Danach kann der Ablauf weiterhelfen: Kommt nach einer Frist, die Sie festlegen, keine Antwort, erinnert er Sie ans Nachfassen. So rutscht kein offenes Angebot durch.

Was automatisch laufen sollte und was nicht

Was Sie vorbereiten sollten

• Eine Angebotsvorlage, die Sie heute schon nutzen.
• Eine Liste der Angaben, die Sie für ein Angebot brauchen.
• Ihre Standardleistungen mit festen Positionen, soweit es die gibt.
• Die Zugänge zu Postfach und Programm.
• Eine Person, die Entwürfe prüft und freigibt.

Und denken Sie an den Datenschutz: Anfragen enthalten personenbezogene Daten. Worauf Sie dabei achten sollten, lesen Sie im Artikel DSGVO bei Automatisierung.

Wo Sie anfangen

Sie müssen nicht alle fünf Schritte auf einmal umsetzen. Fangen Sie dort an, wo heute am meisten hängen bleibt. Ein naheliegender Einstieg sind Schritt 1 und 3: Anfragen sauber sammeln und ohne Abtippen ins Programm bringen. Der Rest kann später folgen.

Was ein solcher Ablauf kostet, steht im Artikel Was kostet Prozessautomatisierung?. Weitere Beispiele aus dem Handwerk finden Sie unter Prozessautomatisierung für Handwerksbetriebe, und wie ich Abläufe mit n8n und Make baue und betreibe, unter Automatisierung mit n8n und Make.

Häufige Fragen