Was kostet Prozessautomatisierung mit n8n oder Make?

„Was kostet das?“ – diese Frage steht vor jeder Automatisierung. Verständlich: Wer abends noch Anfragen abtippt und Stundenzettel sortiert, will wissen, ob sich ein automatisierter Ablauf rechnet, bevor er Geld ausgibt.

Dieser Artikel beantwortet die Frage so konkret, wie es ohne Ihren Betrieb zu kennen geht: was ich für einen Ablauf verlange, welche laufenden Kosten dazukommen können, woran Sie ein faires Angebot erkennen und wie Sie selbst nachrechnen, ob sich die Automatisierung für Sie lohnt.

Die kurze Antwort: meine Preise

• Erstgespräch: 30 Minuten, kostenlos, telefonisch oder per Video.
• Ablauf-Check: kostenlos, in Ostwestfalen-Lippe bei Ihnen im Betrieb, sonst per Video.
• Erster Ablauf: 990 € Festpreis
• Jeder weitere Ablauf: ebenfalls Festpreis, das Angebot folgt nach dem Ablauf-Check.
• Betrieb und Überwachung: ab 290 €/Monat, monatlich kündbar.

Alle Preise sind Endpreise. Als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG berechne ich keine Umsatzsteuer.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Die Einzelheiten stehen auf der Seite Automatisierung mit n8n und Make.

Was genau ist „ein Ablauf“?

Ein Ablauf ist eine zusammenhängende Kette: Etwas passiert, und am Ende liegt ein Ergebnis dort, wo es gebraucht wird. Ohne dass jemand dazwischen abtippt.

Ein typisches Beispiel aus dem Handwerk:

1. Eine Anfrage kommt über das Formular auf Ihrer Website.
2. Name, Adresse und Anliegen werden ausgelesen und geordnet.
3. Der Kunde wird in Ihrem Programm angelegt.
4. Ein Angebotsentwurf liegt zur Prüfung bereit.

Das ist ein Ablauf, nicht vier. Zum Festpreis gehört, dass er produktiv einsetzbar ist: mit Fehlerbehandlung und Benachrichtigung, damit kein Datensatz unbemerkt verloren geht, und mit einer Dokumentation, die in Ihrem Zugang liegt. Wie so ein Ablauf im Detail aussieht, beschreibe ich im Artikel Angebote schneller schreiben.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Egal, bei wem Sie anfragen: Die Kosten einer Automatisierung bestehen fast immer aus vier Teilen. Fragen Sie nach jedem einzeln.

1. Die Einrichtung (einmalig)

Den Ablauf verstehen, bauen, mit echten Daten testen und dokumentieren. Bei mir ist das der Festpreis je Ablauf.

2. Betrieb und Überwachung (laufend)

Ein Ablauf ist nach der Einrichtung nicht fertig für immer. Programme bekommen Updates, Zugänge laufen ab, ein Anbieter ändert seine Schnittstelle. Jemand muss merken, wenn etwas hakt, und es beheben. Dafür steht bei mir der Betrieb ab 290 €/Monat.

3. Gebühren für Werkzeuge und Programme

Make ist ein Cloud-Dienst mit eigenen Tarifen. n8n läuft entweder in der Cloud des Anbieters oder auf einem eigenen Server, der ebenfalls Geld kostet. Dazu kommen unter Umständen Gebühren Ihrer vorhandenen Programme, etwa wenn die Schnittstelle nur in einem höheren Tarif enthalten ist. Welche dieser Posten bei Ihnen anfallen, hängt von Ihren Programmen ab. Fragen Sie vor dem Start ausdrücklich danach, damit die laufenden Kosten keine Überraschung werden.

4. Ihre eigene Zeit

Oft vergessen: Auch Sie investieren etwas. Ein Gespräch über den heutigen Ablauf, Zugänge zu Ihren Programmen bereitstellen, den fertigen Ablauf einmal mit echten Fällen durchspielen. Das ist überschaubar, sollte aber eingeplant sein.

Festpreis statt Stundenzettel

Ich arbeite mit Festpreisen. Der Grund ist einfach: Sie sollen vorher wissen, was der Ablauf kostet, nicht hinterher. Das Risiko, dass die Einrichtung länger dauert als gedacht, liegt bei mir.

Dazu kommt beim ersten Ablauf eine klare Regel. Vor dem Start legen Sie und ich schriftlich fest, was er leisten soll. Läuft er nicht so, wie wir es vorher schriftlich vereinbart haben, zahlen Sie ihn nicht.

Lohnt sich das? So rechnen Sie selbst nach

Ob sich ein Ablauf lohnt, kann Ihnen niemand pauschal sagen, auch ich nicht. Aber Sie können es mit vier Fragen selbst abschätzen, bevor Sie mit irgendwem sprechen:

1. Wie oft passiert der Schritt? Zählen Sie eine normale Woche lang mit: Wie viele Anfragen, Stundenzettel oder Lieferscheine werden von Hand übertragen?
2. Wie lange dauert er jedes Mal? Nicht nur das Abtippen, auch das Suchen, Nachfragen und Korrigieren.
3. Wer macht ihn? Die Stunde des Chefs kostet den Betrieb etwas anderes als die Stunde einer Bürokraft. Und die Stunde am Abend kostet Sie Feierabend.
4. Was kostet es, wenn er liegen bleibt? Eine Rechnung, die später rausgeht. Eine Anfrage, auf die niemand rechtzeitig antwortet.

Multiplizieren Sie Häufigkeit und Dauer mit dem Stundensatz der Person, die es heute macht. Das Ergebnis über ein Jahr stellen Sie neben Einrichtung und laufende Kosten. Die vierte Frage lässt sich schlechter in Euro fassen, gehört aber in die Abwägung.

Wann sich ein Ablauf eher nicht lohnt

Zur ehrlichen Rechnung gehört auch die andere Seite. Zurückhaltend wäre ich, wenn:

• der Schritt nur selten vorkommt, etwa ein paarmal im Jahr,
• sich der Ablauf ständig ändert, weil Sie selbst noch ausprobieren, wie Sie es machen wollen,
• jeder Fall anders ist und eine Entscheidung braucht, die nur Sie treffen können.

Und wenn ein Programm gar keinen Anschluss hat? Dann ist das nicht zwangsläufig das Ende. Ich prüfe, wie die Daten trotzdem hinein- und herauskommen, und programmiere das Verbindungsstück, wo das möglich ist. Manchmal fehlt auch eine Eingabe, etwa eine App für die Baustelle. Wie das aussieht, steht unter Web-Apps für Handwerk und Mittelstand. Eine eigene Anwendung biete ich ebenfalls zum Festpreis an, nach dem kostenlosen Ablauf-Check.

Klein anfangen senkt das Risiko

Sie müssen nicht alles auf einmal automatisieren. Sinnvoll ist, mit dem Ablauf zu beginnen, der Sie am meisten Zeit oder Nerven kostet, und danach zu entscheiden, ob der nächste folgt. So hat es auch Pflege Jederzeit gemacht, ein Pflegedienstleister, für den ich Abläufe mit n8n und Make automatisiert habe:

„Wir haben klein angefangen und einen Prozess nach dem anderen automatisiert. Wichtig war uns, dass das Team mitkommt – und genau das hat wunderbar funktioniert.“

Checkliste: Das sollte in jedem Angebot stehen

• Was der Ablauf genau tut, vom Auslöser bis zum Ergebnis.
• Der Preis für die Einrichtung, als Festpreis.
• Die laufenden Kosten: Betrieb, Werkzeuge, Server.
• Was passiert, wenn der Ablauf einen Fehler hat, und wer davon erfährt.
• Wo die Daten liegen und wer Zugriff hat.
• Ob der Ablauf dokumentiert ist und in Ihrem Zugang liegt.
• Wie Sie aus dem Betrieb wieder herauskommen.

Zur Frage, wo die Daten liegen, lesen Sie mehr im Artikel DSGVO bei Automatisierung. Welches Werkzeug zu Ihrem Betrieb passt, vergleicht der Artikel n8n oder Make.

Häufige Fragen zu den Kosten