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Die Arbeit auf der Baustelle ist erledigt. Der Papierkram nicht.

Prozessautomatisierung im Handwerk: weniger Zettel, weniger Abtippen

Anfragen, Stundenzettel und Lieferscheine werden ohne Abtippen zu Angeboten und Rechnungen.

Anfragen werden abgetippt, Stundenzettel zusammengesucht, Rechnungen warten auf fehlende Lieferscheine.

Was sich ändert

Ich baue den Ablauf, der das übernimmt, und wo die Daten heute auf Zetteln beginnen, die Eingabe fürs Handy dazu. Die Daten landen von allein dort, wo Angebot und Rechnung entstehen. Sie prüfen und geben frei.

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Valerie Unger, Softwareentwickler aus Detmold · seit 2018 Webentwicklung · seit 2024 selbstständig · als Angestellter der MeQuEn GmbH an der internen Zeiterfassung TimeSheet mitgearbeitet

Vorher · Nachher

Vier Abläufe, die im Handwerk täglich Zeit kosten

  1. Heute

    Anfrage per Mail: Jemand tippt sie ins Programm, jemand anderes schreibt das Angebot in Word. Ein paar Tage später fragt der Kunde nach.

    Mit automatischem Ablauf

    Name, Adresse und Anliegen landen geordnet in Ihrem Programm, sofern es eine Schnittstelle hat. Aus Ihrer Vorlage entsteht ein Angebotsentwurf. Sie ergänzen die Positionen und schicken ihn ab.

  2. Heute

    Stundenzettel: Freitag liegen sie auf dem Schreibtisch, Montag rechnet jemand sie zusammen, Mittwoch geht die Rechnung raus.

    Mit automatischem Ablauf

    Ihre Leute erfassen die Stunden auf der Baustelle am Handy. Sie werden dem Auftrag zugeordnet, daraus entsteht ein Rechnungsentwurf. Sie sehen ihn durch und geben ihn frei.

  3. Heute

    Auftragsstand: Der Kunde ruft an. Niemand weiß es sofort, weil die Information in drei Postfächern und einer Excel-Liste liegt.

    Mit automatischem Ablauf

    Jeder Auftrag hat seinen Stand an einer einzigen Stelle. Ändert er sich, etwa auf „Material bestellt“, bekommt der Kunde automatisch eine kurze Mail.

  4. Heute

    Lieferscheine: Die Baustelle ist seit Wochen fertig, die Rechnung nicht raus, weil zwei Lieferscheine fehlen.

    Mit automatischem Ablauf

    Ihre Leute fotografieren jeden Lieferschein und wählen den Auftrag aus. Bei Fertigmeldung prüft der Ablauf, was fehlt, und erinnert die zuständige Person.

Womit ich das baue

Meist reicht eine Automatisierung mit n8n und Make, die Ihre vorhandenen Programme verbindet. Gibt Ihr Programm die eine Stelle für Aufträge oder Stunden nicht her, baue ich eine eigene Web-App für Büro und Baustelle.

Kommen bei Ihnen viele Anfragen herein, sortiert ein KI-Assistent vor: Was wird gebraucht, bis wann, in welchem Umfang. Er arbeitet mit Ihren Daten, nicht mit erfundenen, und gibt sich Ihren Kunden gegenüber als KI-Assistent zu erkennen. Mehr dazu unter Automatisierung mit KI, n8n und Make.

Prozessautomatisierung im Handwerk: wo das Abtippen entsteht

Abtippen entsteht dort, wo Daten auf Papier beginnen oder zwischen Programmen hängen bleiben. Für das eine braucht es eine Eingabe auf dem Handy, für das andere einen Ablauf. Ein weiteres Programm, das Sie kaufen und einführen müssen, braucht es dafür nicht.

Deshalb fange ich mit einem einzigen Ablauf an: dem, der bei Ihnen die meiste Handarbeit macht. Läuft er im Alltag, kommt der nächste dazu.

Wenn Sie sich zuerst selbst einlesen möchten: Der Ratgeber zum Automatisieren von Abläufen im Handwerksbetrieb erklärt die Grundlagen.

Belege

Worauf Sie sich stützen können

  • Pflege Jederzeit, ein Pflegedienstleister, ist mein Kunde. Dort habe ich einen Ablauf nach dem anderen automatisiert und das Team bei jedem Schritt mitgenommen.

  • Zeiterfassung und sensible Betriebsdaten kenne ich nicht nur von TymSnap: Als Angestellter der MeQuEn GmbH habe ich an der internen Zeiterfassung TimeSheet mit Vue.js und Quasar gearbeitet und eine Hinweisgeberschutz-Plattform unter BSI-Sicherheitsvorgaben mitentwickelt.

  • Eigene Produkte: TymSnap, EventMyself und VQRCard. EventMyself steht als iOS-App im App Store.

Eigenes Produkt

Beispiel: TymSnap, Zeiterfassung für Handwerksbetriebe

Ausgangslage: In vielen Handwerksbetrieben entstehen Arbeitszeiten auf Zetteln. Die Abrechnung wird am Monatsende von Hand zusammengestellt, Fehler fallen spät auf.

Vorgehen: TymSnap habe ich im Auftrag eines Handwerksbetriebs entwickelt, heute ist es mein eigenes Produkt. Die Arbeitszeit wird per QR-Code mit Standortprüfung erfasst, und jeder Baustelle lassen sich Todos zuweisen. Auswertungen entstehen automatisch und lassen sich als PDF exportieren, dazu kommt eine Baustellenübersicht.

Prinzip: Die Stunden liegen dort, wo die Abrechnung sie braucht, statt auf Zetteln. Dasselbe Prinzip steckt in den Abläufen oben: einmal erfassen, nichts abtippen.

  • Vue.js
  • Quasar
  • Supabase
  • TypeScript
tymsnap.de

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FAQ

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  2. Im Erstgespräch, telefonisch oder per Video, beschreiben Sie, wo Zeit verloren geht.
  3. Am Ende wissen Sie, ob sich ein Projekt lohnt – oder auch nicht.

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